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La comunicazione interna durante lo smart working

Come affrontare la comunicazione interna durante lo smart working

Trovarsi di fronte a un evento inaspettato, “il cigno nero” come lo chiama Nassim Nicholas Taleb, ci mette giocoforza di fronte alla necessità di trovare soluzioni creative ed efficaci per superarlo.

Lo sanno bene le aziende e i nostri clienti che, in questo periodo, hanno dovuto dimostrare una capacità di reazione inimmaginabile nell’adeguarsi a esigenze di tipo tecnologico, organizzativo e produttivo.

C’è sicuramente un elemento che ha accomunato milioni di persone nel contesto dell’emergenza sanitaria: il passaggio repentino allo smart working per tutte le realtà che hanno potuto trasferire in remoto l’attività dei propri lavoratori.

Questa situazione ha introdotto almeno tre grandi sfide nella modalità di comunicazione dell’azienda verso i propri dipendenti:

  • La necessità di semplificare la complessità: siamo stati protagonisti di uno scenario articolato che ha richiesto sforzi interpretativi per essere compreso. Le aziende sono i primi soggetti che si trovano a dover fornire indicazioni e informazioni su aspetti anche non connessi alla vita lavorativa.
  • L’esigenza di ristabilire nuove modalità di connessione con il personale a seguito dell’allentamento delle relazioni personali tipiche della quotidianità del luogo di lavoro. Tenendo in considerazione gli effetti del lockdown sull’emotività e la produttività delle persone, la comunicazione aziendale non solo deve condividere messaggi di solidità e sicurezza, ma anche stimolare la motivazione dei dipendenti attraverso format di coinvolgimento bi-direzionali e partecipativi e la diffusione di buone pratiche e nuove modalità di lavoro.
  • Infine, ora come in futuro, la comunicazione interna non potrà più essere ancorata, nella diffusione dei suoi messaggi, a dinamiche superate che si basavano su produzioni editoriali a scadenza periodica. La comunicazione interna deve essere tempestiva, frequente e flessibile oltre che autonoma in termini di budget e dipendenza dall’IT.

Ma quale può essere un punto di partenza per comunicare in modo efficace con i propri dipendenti in tempi di smart working?

Sicuramente riconsiderare i propri canali di comunicazione per affidarsi a una piattaforma tecnologica flessibile e usabile può essere di aiuto.

Ci sono, però una serie di tattiche e strategie che possono essere attuate velocemente per non mettere in pausa la conversazione con i propri dipendenti:

  1. Ridurre la distanza fisica con format video: la tua azienda ha passato dei momenti difficili ma sta mettendo in atto un percorso nuovo per affrontare il cambiamento.
    Perché non raccontarlo ai tuoi dipendenti per mantenere alta la loro motivazione? Brevi video di carattere informativo e promozionale rivolti a un’audience interna sono utili per valorizzare il percorso di trasformazione in atto e non lasciare indietro nessuno rispetto alle evoluzioni dell’azienda.
    Ma non solo: pause caffè online tra team, attività di gruppo (dal fitness online alle pillole di formazione), la pubblicazione di podcast periodici, aiutano a mantenere il contatto con i colleghi e alleggerire il senso di distacco dalla quotidianità dell’ufficio.
  2. Stimolare i contributi personali: tra le dinamiche di coinvolgimento più adeguate si dimostra particolarmente efficace la previsione di spazi adatti alla condivisione di contributi personali.
    Stimolare la creazione di playlist musicali collettive, ricettari tematici, suggerimenti di lettura proposti dagli stessi dipendenti fa emergere la sensibilità dell’azienda verso bisogni non strettamente lavorativi ma che è importante tenere in considerazione, non solo nella situazione attuale. Adottare ambienti che favoriscano la conversazione si dimostra una scelta lungimirante anche per il futuro.
  3. Diffondere buone pratiche: come scrivevamo qualche riga più sopra, l’impatto emotivo di un evento inaspettato non può essere sottovalutato in termini di produttività e performance. È importante per l’azienda fornire il supporto necessario per affrontare un percorso sconosciuto in modo salutare e anche piacevole. Pratiche di rilassamento, incoraggiamento all’utilizzo di tecniche di time management, sondaggi che permettano di ricevere feedback velocemente e intervenire fornendo il corretto sostegno.

Per fare tutto questo ci vuole un piano, soprattutto editoriale!

Una strategia di comunicazione interna si dimostra efficace se tiene in considerazione questi aspetti:

  • La definizione degli obiettivi di comunicazione
  • Gli interessi dei target (anche all’interno di una azienda ci sono pubblici differenti)
  • La scelta dei canali per realizzare il tipo di contenuto più adatto (quello che interesserà i manager potrebbe non interessare lo staff)

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