Il Decreto del Ministero dell'Economia e delle Finanze del 23 Gennaio 2004 ("Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi a documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto") e la successiva Deliberazione CNIPA 11/2004 ("Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali"), stabiliscono le norme per la conservazione di documenti contabili su supporti informatici con effetto anche ai fini fiscali. La nuova normativa, garantendo l'efficacia del documento conservato su supporto informatico ai fini fiscali, fornisce alle Aziende la possibilità di distruggere gli archivi cartacei, consentendo enormi risparmi. La dematerializzazione degli archivi cartacei originali, di cui è obbligatoria la conservazione, è consentita esclusivamente dopo il completamento della procedura di Conservazione Legale.

Sygillum è un’applicativo software particolarmente efficace che consente di effettuare la Conservazione legale sostitutiva di tutte le tipologie documentali riconosciute dalla legge italiana.

Queste le caratteristiche principali di Sygillum:

• Soluzione software semplice e di immediato utilizzo: Sygillum è un applicativo standalone da utilizzarsi sulla workstation del Responsabile della Conservazione Legale.
• Totale indipendenza dall’origine dei documenti: Sygillum elabora documenti elettronici di quasiasi natura provenienti dal proprio sistema ERP (quali, ad esempio, SAP R/3, Oracle Financials, Lawson, Diapason, Navision) o di gestione documentale.
• Supporto completo ai servizi di firma digitale di Infocamere: Sygillum effettua la conservazione legale dei documenti elettronici utilizzando i servizi di firma digitale e marcatura temporale offerti da Infocamere SpA. Sono disponibili su richiesta versioni personalizzate che supportano i servizi di firma e marcatura di tutti i principali enti certificatori.
• Funzionalità di firma massiva: La firma di ingenti volumi di documenti è un’attività onerosa e ripetitiva. Sygillum automatizza completamente, pur nel rispetto dei vincoli posti dal legislatore, la fase di firma digitale e marcatura temporale dei documenti elettronici permettendo così al Responsabile della Conservazione Legale di svolgere le proprie funzioni in modo sicuro e veloce.
• Gestione unità logiche di conservazione multiple: Sygillum garantisce la massima sicurezza nella fase di firma ed offre tutte le funzionalità di controllo e verifica richieste dalla legge. A tal fine, Sygillum consente di memorizzare i documenti da firmare in cache magnetiche multiple, denominate unità logiche di conservazione e fornisce al Responsabile della Conservazione strumenti interamente grafici per la consultazione, masterizzazione ed eventuale eliminazione di dette unità.
• Produzione media autoconsistenti: Sygillum consente di archiviare i documenti elettronici su supporti CD o DVD autoconsistenti. Essi includono pertanto i documenti elettronici firmati o marcati, il file di controllo contenente gli indici di ricerca, il file di chiusura ed un tool di ricerca, visualizazione e stampa. Per consultare i supporti, quindi, non occorre installare alcun software aggiuntivo sul proprio PC.
• Controllo dell’integrità dei media: Sygillum offre al Responsabile della Conservazione una funzionalità potente e di immediato utilizzo per effettuare, come previsto dalla normativa vigente, il controllo periodico dell’integrità dei media generati ed il loro eventuale riversamento sostitutivo.

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